2008年4月18日 星期五

20080417-meeting minutes的重要性




今天又是一次的例行性的會議,今天一開始還是檢討我的C專案,我雖然不知道我什麼時候變成PM,不過,我這一次能真正確定我就是PM,雖然我只是一個上不上,下不下的工程師。
一開始,我想我應該先來個自我檢討,雖然在會議上我一直想罵髒話,不過,因為我也不是沒有過錯,還是就先忍一下吧,人總是會犯錯,就像今天王建民對紅襪一樣,即使他上一對紅襪完投九局失一分,只被打出二支安打,我沒有像王那麼優秀,所以一但犯了錯,更正就好,我想或許不需要太沮喪(即使今天下午感覺到沮喪)。
今天會如此沮喪,其原因有下列幾點:

  1. 老闆問我專案會不會daily,在我還沒有回答前,他先說「以舊系統的功能先放到新的系統會優先,應該是不會daily,而且我們已經跟老闆說了,我們會on schedule,這是我們的creadit」,我一聽到我還能說no嗎,到時候無法順利上線,我看我只好下台負責了。
  2. 老闆說「你是這一個project的PM,進度你需要掌控」,老實說,我實在不知道我什麼時候變PM了,更何況,我在做跨部門協調的時候有問題,原因之一,我不知道是為了什麼得罪到人了。
  3. 當我問誰負責S系統的時候,卻沒有人回答,並且反問我是否能在每一次開完會都做好meeting minute,我真搞不懂,我把meeting minute做好,跟這個系統是誰負責有什麼關係,難道說我meeting minute做不好,我就不能詢問這一個問題嗎。

還好有小菜跟陪我一起吃消夜,聽我的抱怨,她說了一句話讓我豁然開朗開朗(突然想到周杰倫的歌~~~霍霍霍霍霍霍霍霍霍),因為小菜說,那你就把meeting minute做好就好了,就別想太多了,說的也是,我想我應該先試著把meeting minute做好,然後按步就班的每一件事情做好,那我需要把meeting minute做的多好呢,我想我可以參考小翰的open issue,每一個meeting minute應該把握以下幾個重點:

  1. 每一件事情都需要有人來負責
  2. 每一個子項目什麼時候開始,什麼時候需要結束
  3. 描述每一個子項目,若有需要其它檔案說明的,必需註明其檔案的位置
  4. 每一個子項目的狀態,是Open, Progress, Pending, Exception還是Close等
  5. 每處理一個子項目,有可能延申出其它的子項目,也必需一併記錄並且追蹤

還有,我想除了上述之外,我對專案的態度也要有所改變,我應該變得:

  1. 強勢一點,但必需先準備好相關資料再強勢
  2. 相關的資料一定要準備齊全
  3. Review C專案的schedule,並且排出一個較合理的專案Schedule
  4. 一定要排出C專案功能的優先順序,必需確定在六月底前確定能上那些功能
  5. 除了記錄還是記錄,必要時對會議進行錄音

我跟小菜說,我真不想上班,但小菜說,千萬不要這樣想,不去上班並不能解決問題。我想小菜說的沒錯,我必需重新燃起我的熱水……不!是熱血,因為這就是青春,我想這是我工作的一個關卡,我必需從中去學習更多的事情,雖然我的能力不足,但是對我來說是一個挑戰……

後記:我想去買個高爾夫球練習場的球券,或許可以幫我舒壓......另外謝謝小菜,這位良師益友

Meeting Minutes Sample